Rangkuman Materi Mata Kuliah Komunikasi Kelompok
Rangkuman materi mata kuliah Komunikasi Kelompok
Teori-teori
Organisasi dan Komunikasi Organisasi
ASUMSI
–ASUMSI PERSPEKTIF ORGANISASI
1.
Klasik
Asumsi :
organisasi dipahami sebagai tempat (wadah) berkumpulnya orang-orang yang diikat
dalam sebuah aturan-aturan yang tegas
dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah terkoordinir secara
sistematis dalam sebuah struktur guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.
Modern
Asumsi :
Organisasi sebagai sebuah jaringan sistem yang terdiri dari setidak-tidaknya 2
orang atau lebih dengan kesalingtergantungan, input, proses dan output. Menurut
pandangan ini, orang-orang (komunikator) bekerjasama dalam sebuah sistem untuk
menghasilkan suatu produk dengan menggunakan energi, informasi dan bahan-bahan
dari lingkungan
3.
Interpretasi Simbolik
Asumsi : Organisasi
memproduksi situasi / lingkungan/ budaya/ realitas sosial melalui pemaknaan
atas interaksi dalam organisasi. Organisasi terbentuk karena adanya interaksi
(komunikasi) yang terjadi antar anggota melalui pemaknaan atas simbol-simbol,
baik simbol verbal maupun non verbal.
4.
Postmodernisme
Asumsi : postmodernisme
mencoba untuk mengkritisi (melakukan penentangan thd) perspektif modernisme
yang menempatkan organisasi dalam bentuk sistem yang rasional empiris. Sistem
dalam pengertian modernisme adalah hubungan rasional dari berbagai unsur yang
ada dalam organisasi yang cenderung mengesampingkan intuisi dan pengalaman
individu. Postmodernisme juga menganggap bahwa organisasi sebagai tempat
terjadinya negosiasi kekuasaan, dominasi kelompok dan pertarungan kepentingan
sehingga perlu adanya rekonstruksi kekuasaan. Untuk itu postmodernisme mencoba
memberikan ruang pada munculnya partisipasi anggota organisasi.
A. TEORI
STUKTURAL KLASIK (OBJEKTIVISME)
1) Organisasi
Sosial
Merujuk pada pola-pola interaksi
sosial yang terjadi dalam sebuah kelompok sosial, yaitu kelompok atau kumpulan
orang yang terbentuk atas dasar kesamaan kepentingan yang saling berhubungan
dan melakukan interaksi sosial. Hubungan yang terjadi ini menghasilkan aspek
status sosial yang berbeda. Jaringan hubungan & kepercayaan bersama suatu
kelompok ini yang biasanya disebut dengan struktur.
2) Organisasi
Formal (Birokrasi)
Karakteristik
Birokrasi Weber :
1.
Suatu organisasi terdiri
dari hubungan yang ditetapkan antara
jabatan-jabatan.
2.
Tujuan / rencana organisasi
terbagi ke dalam tugas- tugas
yang disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai
kewajiban (jod description).
3.
Kewenangan untuk
melaksanakan kewajiban diberikan kepada
jabatan (saat sah menduduki jabatan).
4.
Garis2 kewenangan &
jabatan diatur menurut suatu tatanan
hierarkis.
5.
Suatu sitem
aturan/regulasi yang umum tapi tegas yang
ditetapkan secara formal, mengatur tindakan & fungsi jabatan dalam
organisasi.
6.
Prosedur dalam organisasi
bersifar formal dan impersonal.
7.
Adanya prosedur untuk
menjaga disiplin anggota.
8.
Anggota organisasi harus
memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.
9.
Pegawai dipilih untuk
bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis.
10. Penilaian
kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja
Ciri-ciri organisasi formal berkaitan
dengan fenomena Komunikasi jabatan (positional communication). Hubungan
dibentuk antara jabatan.
Kelebihan
Sistem Birokrasi Max Weber :
a)
Ada Aturan, Norma, dan
Prosedur untuk Mengatur Organisasi
Dalam model teori birokrasi Max Weber, ditekankan mengenai pentingnya peraturan. Weber percaya bahwa peraturan seharusnya diterapkan secara rasional dan harusnya ada peraturan untuk segala hal dalam organisasi. Tentunya, peraturan-peraturan itu tertulis. Dengan demikian, organisasi akan mempunyai pedoman dalam menjalankan tugas-tugasnya
Dalam model teori birokrasi Max Weber, ditekankan mengenai pentingnya peraturan. Weber percaya bahwa peraturan seharusnya diterapkan secara rasional dan harusnya ada peraturan untuk segala hal dalam organisasi. Tentunya, peraturan-peraturan itu tertulis. Dengan demikian, organisasi akan mempunyai pedoman dalam menjalankan tugas-tugasnya
b)
Ada Spesialisasi
Pekerjaan dan Job Description yang Jelas
Dalam sistem ini, terdapat pembagian tugas yang spesifik, seperti halnya mesin, dimana setiap orang hanya mengerjakan pekerjaan tertentu yang telah didelegasikan kepadanya. Dengan demikian, pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan cepat serta tidak ada benturan kepentingan karena masalah overlapping pekerjaan.
Dalam sistem ini, terdapat pembagian tugas yang spesifik, seperti halnya mesin, dimana setiap orang hanya mengerjakan pekerjaan tertentu yang telah didelegasikan kepadanya. Dengan demikian, pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan cepat serta tidak ada benturan kepentingan karena masalah overlapping pekerjaan.
c)
Ada Hierarki Otoritas
yang Formal, Sehingga Memudahkan Pengkoordinasian
Dengan adanya hierarki otoritas, masing-masing pekerja tahu dimana posisinya dan otomatis akan mengikuti perintah supervisor/atasannya, sehingga proses pengkoordinasian pekerja menjadi mudah.
Dengan adanya hierarki otoritas, masing-masing pekerja tahu dimana posisinya dan otomatis akan mengikuti perintah supervisor/atasannya, sehingga proses pengkoordinasian pekerja menjadi mudah.
Kekurangan
Sistem Birokrasi Max Weber :
a)
Hierarki Otoritas Yang Formal
Malahan Cenderung Kaku
Karena sistem hierarki perusahaan, maka bawahan akan segan menyapa atasannya kalau tidak benar-benar perlu. Hal ini menciptakan suasana formal yang malah cenderung kaku dalam organisasi.
Karena sistem hierarki perusahaan, maka bawahan akan segan menyapa atasannya kalau tidak benar-benar perlu. Hal ini menciptakan suasana formal yang malah cenderung kaku dalam organisasi.
b)
Aturan dan Kontrol yang
Terlalu Rinci Menyebabkan Impersonality atau Melupakan Unsur-Unsur Kemanusiaan
Tidak ada antusiasme maupun keceriaan dalam organisasi karena segala sesuatunya sudah diatur sedemikian rupa. Manusia disamakan dengan mesin yang tidak punya hati dan hanya bekerja demi perusahaan.
Tidak ada antusiasme maupun keceriaan dalam organisasi karena segala sesuatunya sudah diatur sedemikian rupa. Manusia disamakan dengan mesin yang tidak punya hati dan hanya bekerja demi perusahaan.
Manajemen Ilmiah Taylor
Unsur
Kunci :
1)
Pembagian Kerja
: Berkenaan dengan bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi
didistribusikan (disinilah bagaimana jalur dan pola komunikasi berlangsung).
2)
Proses Skalar –
fungsional : Berkenaan dengan rantai perintah /
dimensi vertikal organisasi yang menunjukkan proses fungsional dan jalur
horisontal organisasi.
3)
Struktur
: Hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori klasik fokus
pada dua stuktur dasar : lini (garis komando / pimpinan/decition maker) &
staf (garis koordinatif / pelaksana tugas/follower)
4)
Rentang
Kendali/pengawasan (span of control)
: Menunjukkan jumlah bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan.
Efektifitas pengawasan organisasi tergantung pada besar kecilnya jumlah rentang
kendali yang ada.
Struktur Tinggi dan Datar
Berdasarkan perbedaan dalam jumlah tingkat kewenangan
dan variasi dalam rentang pengawasan pada setiap tingkat (span of control),
terbagi dua: struktur tinggi/ vertical dan struktur datar/ horizontal.
Rentang
Pengawasan
·
Berdasarkan perbedaan
dalam jumlah tingkat kewenangan dan variasi dalam rentang pengawasan pada
setiap tingkat (span of control), terbagi dua: struktur tinggi/ vertical dan
struktur datar/ horizontal.
·
Menunjukkan jumlah
bawahan yang berada di bawah pengawasan seorang atasan. Secara teori, seorang
manager mampu mengawasi paling tidak lima atau enam orang bawahan. Tapi dalam
prakteknya sangat bervariasi.
Contoh:
Perusahan dagang eceran yang memiliki empat tingkat
kewenangan, seorang manager mungkin membawahi 20 atau 30 penyelia.
Semakin banyak tingkat kewenangan dalam suatu
perusahaan, seorang manager makin sedikit membawahi penyelia.
B. TEORI
TRANSISIONAL
1) Teori
Perilaku
Teori Komunikasi-Kewenangan (Chester
Barnard)
·
Organisasi formal : suatu
sistem kegiatan dua orang atau lebih yang dilakukan secara sadar dan
terkoordinasikan.
·
Menitikberatkan konsep
sistem dan konsep orang.
·
Eksistensi organisasi
bergantung pada kemampuan manusia untuk berkomunikasi dan kemauan untuk bekerja
sama dalam mencapai tujuan yang sama.
·
Fungsi utama pimpinan
adalah mengembangkan & memelihara suatu sistem komunikasi.
Teori Penerimaan Kewenangan
Empat syarat seseorang mau menerima pesan otoritatif :
1)
Orang tersebut memahami
pesan yang dimaksud.
2)
Orang tersebut percaya
bahwa pesan itu tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3)
Orang tersebut percaya
(pada saat memutuskan bekerja sama) bahwa pesan yang dimaksud sesuai dengan
minatnya.
4)
Orang tersebut memiliki
kemampuan fisik dan mental untuk melaksanakan pesan (sesuai dengan kompetensi
dirinya).
Teori Hubungan Manusia (Elton Mayo)
Melakukan penelitian di kompleks Hawthorne milik
Western Electric Company
Efek Hawthorne :
1)
Perhatian terhadap
orang-orang boleh jadi mengubah sikap & perilaku pekerja.
2)
Moral dan produktifitas
dapat meningkat apabila para pegawai mempunyai kesempatan untuk berinteraksi
satu sama lain.
“kondisi kerja yang menyenangkan, bebas
dan membahagiakan dapat meningkatkan produktifitas”.
Teori Fusi Bakke
Proses
Fusi :
·
Bakke dan Argyris, sadar
akan banyaknya masalah dalam rangka memuaskan minat manusia yang berlainan dan
dalam rangka memenuhi tuntutan penting struktur birokrasi
·
Organisasi, hingga tahap tertentu,
mempengaruhi individu, sementara pada saat yang sama individupun mempengaruhi
organisasi.
·
Organisasi yang
dipersonalisasikan oleh setiap Individu pegawai dan individu yang
disosialisaikan oleh organisasi. Karena itu setiap pegawai menunjukkan ciri-ciri
organisasi, dan setiap jabatan tampak unik seperti individu yang mendudukinya.
Setelah fusi, setiap pegawai tampak menyerupai organisasi, dan setiap jabatan
dalam organisasi dimodifikasi sesuai dengan minat khusus individu.
Teori Sistem
“Satu-satunya cara yang bermakna untuk
mempelajari organisasi … adalah sebagi suatu sistem” (Scott, 1961)
·
Bagian-bagian dalam
organisasi merupakan sebuah sistem, berupa individu dan kepribadiannya,
struktur formal, pola interaksi informal, pola status & peranan, lingkungan
fisik pekerjaan. Inilah yang disebut sistem organisasi.
·
Konsep sistem fokus pada
pengaturan, interakis, pola komunikasi dan hubungan antara bagian-bagian &
dinamika hubungan tersebut yang menumbuhkan kesatuan / keseluruhan
Ciri-ciri
Sistem
1)
Nonsumativitas, yaitu
suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagian-bagiannya. Namun dia akan
memperoleh identitas yang terpisah dari masing-masing hubungan.
2)
Unsur-unsur struktur,
fungsi dan evlusi. Sturktur merujuk pada hubungan antarkomponen suatu sistem.
Struktur mencerminkan keteraturan
3)
Keterbukaan. Organisasi
adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat ditembus, yang memungkinkan
organisasi berinteraksi dengan lingkungannya sehingga memperoleh energi dan
informasi.
4)
Hierarki. Suatu
sistem merupakan suatu suprasistem bagi
sistem-sistem lain di dalamnya, atau sebagai subsistem bagi suatu sistem yang
lebih besar.
5)
Dalam sistem terdapat
hubungan interdependensi diantara komponen / bagian suatu sistem (subsistem)
6)
Suatu perubahan pada
suatu bagian/komponen akan membawa perubahan pada setiap komponen lainnya dalam
keseluruhan sistem.
7)
Salah satu tokoh Teori
Sistem Umum : Bertalanffy, mengindentifikasina beberapa prinsip yang berlaku
bagi semua jenis sistem yakni bahwa mesin, organisme dan organisasi memiliki
proses serupa dan dapat diuraikan dengan prinsip-prinsip yang sama
Bagian-bagian Suatu Sistem Organisasi
Teori Sistem Sosial (Katz dan Kahn)
Kebanyakan interaksi kita dengan
orang lain merupakan tindakan komunikatif (verbal/non verbal, bicara / diam).
“komunikasi – pertukaran informasidan transmisi makna – adalah inti suatu
sistem sosial atau suatu organisasi. Termasuk dalam bentuk-bentuk interaksi
sosial seperti penggunaan pengaruh, kerja sama penularan sosial atau peniruan
dan kepemimpinan yang dimasukkan dalam konsep organisasi.
C. TEORI
MUTAKHIR (SUBJEKTIVISME)
1) Teori
Pengorganisasian (Carl Weick)
Proses
pengorganisasiaan akan menghasilkan organisasi. Pengorganisasian adalah sebuah
proses dan aktivitas/kegiatan. Walaupun organisasi memiliki struktur namun
bagaimana organisasi bertindak dan bagaimana organisasi tersebut tampil
ditentukan oleh struktur yang ditetapkan oleh pola-pola reguler perilaku yang
saling bertautan. (Weick, 1979, hal 90).
Komunikasilah
yang merupakan proses penting. Proses menghasilkan struktur. Suatu sistem jelas
manusia. Manusia tidak hanya menjalankan organisasi, manusia merupakan
organisasi itu sendiri.
Pengorganisasian
adalah suatu gramatika (aturan, konvensi, praktik organisasi) yang disahkan
secara mufakat untuk mengurangi ketidakpastian dengan menggunakan perilaku
bijaksana (pengalaman) yang saling bertautan. (pengalaman dilalui bersama
dengan orang lain melalui sistem lambang/simbol).
Proses/ Tahap
Pengorganisasian
1)
Tahap Enactment secara
sederhana berarti bahwa paraanggota organisasi menciptakan ulang lingkungan
mereka dengan menentukan dan merundingkan makna khusus bagi suatu peristiwa
2)
Tahap
seleksi,aturan-aturan dan siklus komunikasi digunakan untuk menentukan
pengurangan yang sesuai dengan ketidakjelasan
3)
Tahap
retensi,memungkinkan organisasi menyimpan informasi mengenai cara organisasi
itu memberi respon atas berbagai situasi
2) Metaphora
Organisasi (Gareth Morgan)
Organisasi dapat dilihat dari berbagai perspektif.
Perspektif pertama sebagaimana yang diungkapkan oleh Gareth Morgan melihat
organisasi dalam 8 metafora (1). Antara lain :
1)
Organisasi ibarat mesin
(machine). Organisasi mengolah segala sumberdaya yang ada dan memiliki bagian-bagian yang menghasilkan produk
dan jasa.
2)
Organisasi ibarat
organisme (organism). Seperti tumbuhan atau hewan, organisasi lahir, tumbuh, berfungsi dan beradaptasi terhadap
perubahan- perubahan lingkungan dan
pada akhirnya ia mati.
3)
Organisasi ibarat otak
(brain). Ia memproses informasi, ia memiliki intelegensi,
ia mengkonseptualisasi dan ia membuat perencanaan.
4)
Organisasi ibarat budaya
(culture) karena ia mencipta pengertian, memiliki nilai dan norma, dan diperkuat dengan cerita-cerita dan
ritual-ritual bersama.
5)
Organisasi seperti sebuah
sistem politik (political system) , dimana kekuasaan
dibagi, pengaruh dijalankan, dan keputusan-keputusan dibuat.
6)
Organisasi sebagai
penjara supranatural (psychic prisons) karena ia dapat membentuk dan membatasi kehidupan
anggota-anggotanya.
7)
Organisasi sebagai
perubahan dan transformasi (flux and transformation), karena ia menyesuaikan diri, berubah, tumbuh atas dasar
informasi, umpan balik dan kekuatan logika.
8)
Organisasi sebagai
instrumen dominasi (instrument of domination) karena ia mengandung
kepentingan-kepentingan yang bersaing, yang beberapa di antaranya mendominasi yang lain.
3) Tradisi
Studi Organisasi (Litlle John)
Stephen W Littlejohn memberikan satu
bentuk metafora lain yang mengibaratkan bahwa organisasi adalah sebagai sebuah
jaringan (Organizational Network). Jaringan adalah struktur-struktur
sosial yang diciptakan melalui komunikasi di antara individu-individu dan
kelompok-kelompok. Sewaktu orang berkomunikasi dengan orang lain, sebenarnya ia
sedang membuat kontak-kontak dan pola-pola hubungan dan saluran-saluran ini
menjadi instrumen dalam semua bentuk fungsi sosial, dalam organisasi-organisasi
dan dimasyarakat luas. Organisasi dipahami mampu membangun realita sosial.
Jaringan adalah saluran-saluran melalui mana pengaruh dan kekuasaan dijalankan,
tidak hanya oleh manajemen dengan cara formal tetapi juga informal diantara
para anggota organisasi.
Sementara itu, Peter Monge dan Eric
Eisenberg melihat teori jaringan sebagai suatu cara untuk mengintegrasikan tiga tradisi dalam
studi organisasi. Pertama tradisi posisional, relasional, dan kultural.
1)
Tradisi Posisional
Tradisi
ini memberikan perhatian pada struktur dan peran-peran formal dalam organisasi.
Organisasi dalam pandangan tradisi ini dipandang sebagai sekumpulan posisi
seperti administrator, pimpinan dan anggota. Setiap posisi memiliki
fungsi-fungsi tertentu. Pendekatan yang dipergunakan oleh tradisi ini adalah
pendekatan struktural, yang mendefinisikan sebuah organisasi sebagai sebuah
kumpulan yang stabil dari hubungan-hubungan yang didefinisikan secara formal.
Tradisi
posisional terdiri dari beberapa teori tentang jaringan-jaringan komunikasi
formal. Teori-teori ini cenderung meneliti cara-cara manajemen menggunakan
jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.
2)
Tradisi Relasional
Tradisi
ini dibangun diatas asumsi dasar bahwa organisasi terbentuk karena adanya
interaksi timbal balik antar individu. oleh karena itu tradisi ini memberikan
perhatian pada cara-cara organisasi terbentuk melalui interaksi antar
individu-individu. tradisi ini berhubungan dengan cara-cara hubungan-hubunga yang umumnya berkembang
dikalangan para partisipan di dalam sebuah organisasi dan bagaimana jaringan
muncul dari hubungan-hubungan tersebut. Disini, organisasi dipandang sebagai
sebuah sistem yang yang hidup dan
mengalami perubahan yang terus menerus dibentuk dan diberi arti melalui
interaksi antara anggota-anggotanya.
3)
Tradisi Kultural
Kajian
sentral dalam tradisi ini adalah tentang simbol-simbol dan pengertian yang
membentuk suatu organisasi. Tradisi ini memahami bahwa dunia organisasi
diciptakan oleh anggotanya dalam cerita-cerita, ritual-ritual, dan pekerjaan
tugas. Struktur organisasi sesunguhnya tidak dirancang sebelumnya tetapi muncul
dari tindakan-tindakan anggotanya secara informal dalam aktifitas mereka
sehari-hari.
Pengelompokan
Teori Komunikasi Organisasi Menurut Litlle John
1)
TRADISI POSISIONAL
: termasuk dalam tradisi ini : Teori Birokrasi dari Max Weber,
yang merupakan bagian dari teori organisasi klasik, dan kedua Teori Empat Sistem
dari Likert.
2)
TRADISI RELASIONAL,
termasuk dalam tradisi ini : The
Process of Organizing oleh Carl Weick dan pengembangan teori
ini Conversation And Text In The
Process Of Organizing dari James W Taylor, serta Structuratio in
Organizations oleh Marshall Scott Poole & Robert McPhee dan
pengembangan dari teori ini Structuration in Organizational, Control and
Identity oleh George Cheney &
Philip Tompkins.
3)
TRADISI KULTURAL
, termasuk dalam tradisi ini : Domain of Organizational Culture oleh John Van Maanen dan Stephen Barley.